Fortrolighedspolitik og Datahåndtering

Fortrolighedspolitik & datahåndtering

Kongsby (herefter ”vi,” ”vores” og ”os”) er forpligtet til at beskytte data fra og om privatpersoner såvel som fra og om virksomheder, myndigheder og øvrige i henhold til et virksomhedsprincip om ansvarlighed såvel som jævnfør gældende lovgivning for datahåndtering herunder persondataforordning.

Denne fortrolighedspolitik beskriver hvilke data og personoplysninger, vi indsamler, og hvordan vi behandler dem.

Data fra privatpersoner

Vi indsamler og håndterer personoplysninger via privatpersoners indsendelse af ansøgningsmaterialer, e-mails med forespørgsler og øvrige henvendelser, udfyldning af skema ved gennemførsel af interviews, erlæggelse af yderligere information i forbindelse med rekrutteringer, outplacements eller øvrigt, løbende kommunikation om referencer og tests, notater om telefonopkald, mv.

Ved gennemførsel af tests via vores test-partnere Master International l refereres der til Master International’s datapolitik for den del af kommunikationen, der udelukkende er imellem privatpersonen og testfirmaet.

Vi indsamler og behandler data fra privatpersoner i forbindelse med bearbejdning af testresultater og efterfølgende kommunikation med den relevante person om testresultaterne.

Benyttelse af data indsamlet fra privatpersoner

Data om privatpersoner indsamles og håndteres af os med henblik på følgende formål:

For at kunne behandle og vurdere en privatpersons kandidatur til en given stilling.

For at kunne behandle og rådgive en privatperson ved øvrige konsulentydelser udover rekruttering og headhunting.

For udelukkende efter forudgående aktiv accept af den omhandlede privatperson at kunne videregive relevante data herunder ansøgninger og cv til den til enhver sag relevante ansættende virksomhed.

For at opbevare en privatpersons data i en for vedkommende relevant kandidatdatabase.

For at kunne besvare privatpersoners spørgsmål til en ikke afsluttet konsulentopgave.

Metoder til håndtering og opbevaring af data

Enhver henvendelse, typer af data, notater om data og øvrigt angående en privatperson vil udelukkende blive håndteret af den til enhver sag relevante konsulent fra Kongsby efter forudgående accept af dette fra privatpersonen.

Accept til opbevaring og behandling af data af privatpersoner gives via dennes indsendelse af ansøgningsmaterialer eller materialer til brug ved øvrige konsulentopgaver, idet al kommunikation fra Kongsby samt opslag på jobportaler refererer til nærværende tekst om data, læsning af samme og accept af samme.

Data om privatpersoner opbevares og håndteres i henhold til gældende lovgivning samt et virksomhedsprincip om fortrolighed og ansvarlighed i forhold til samme.

Data om privatpersoner opbevaret af Kongsby opbevares udelukkende på lokale pc’s og servere, ikke i ”skyen.”

Elektroniske og ikke elektronisk noterede data om privatpersoner opbevares jævnfør gældende lovgivning i aflåste opbevaringsfaciliteter og/eller i krypterede eller adgangskode-beskyttede elektroniske medier.

Data om privatpersoner vil blive opbevaret i forbindelse med igangværende konsulentopgaver og i alt så længe det er nødvendigt for de relevante respektive formål, så længe det er nødvendigt for at opretholde vores forretningsmæssige forbindelse til en privatperson eller så længe der er givet aktivt samtykke til.

Herefter vil privatpersoner blive kontaktet for fortsat tilladelse til opbevaring yderligere i 6 måneder eller sletning af data fra alle fysiske og virtuelle arkiver.

Ved manglende accept af yderligere opbevaring af data uanset grund vil alle data vedrørende en privatperson blive slettet fra alle fysiske og virtuelle arkiver.

Grundet behovet for opfølgning og fortsat kontakt beholdes data for ansatte kandidater eller for udvalgte privatpersoner udover 6 måneder efter orientering herom samt aktiv indhentning af tilladelse om samme med sikring af accept for dette.

En privatperson vil til enhver tid kunne blive oplyst om, hvilke data om pågældende, Kongsby har liggende.

En privatperson vil til enhver tid kunne bede om at få slettet alle data i opbevaring hos Kongsby fra alle fysiske såvel som virtuelle arkiver, hvorefter dette vil blive effektueret snarest muligt og uden unødigt ophold efter henvendelsen.

Begrundelse for opbevaring af privatpersoners data

Opbevaring af privatpersoners data og behandling af samme er nødvendig for vores legitime interesse i at opfylde firmaets formål om at yde konsulentydelser for vores kunder samt privatpersoners på eget initiativ henvendelser om at få Kongsby til at behandle en privatpersons data i forbindelse med samme.

En privatpersons data kan også i begrænsede forhold, med personens accept, opbevares og behandles efter ønske om modtagelse af løbende henvendelser fra Kongsby og nyheder via e-mail.

Deling med tredjepart

I forbindelse med udførelsen af Kongsby konsulentydelser vil en privatpersons data efter forudgående mundtlig eller skriftlig accept af privatpersonen kunne blive videregivet til tredjepart i form af ansættende virksomhed, den virksomhed hvor kandidaten er ansat, og hvor der er aftalt et konsulentforløb eller øvrige lignende rådgivningsforløb. Deling med tredjepart vil dog kun finde sted under de følgende omstændigheder:

Deling med tredjepart vil altid først finde sted efter aktivt tilsagn om tilladelse til dette af privatpersonen. Tilladelse kan gives mundtligt eller skriftligt, hvor det sikres, at privatpersonen har forstået, at vedkommendes data videreformidles til tredjepart.

Virksomheder i samarbejde med Kongsby der efter forudgående accept af videregivelse af persondata fra privatpersoner formidles disse data fra Kongsby vil være underlagt en samarbejdsaftale imellem Kongsby og virksomheden. Denne samarbejdsaftale vil sikre ihåndehævelse af ansvarlig og fortrolig håndtering af data, hvor Kongsby fortsat er dataansvarlig, mens virksomheden er databehandler.

I få typer samarbejde kan en kunde til Kongsby være dataansvarlig, mens Kongsby er databehandler. I så fald vil Kongsby sikre, at privatpersonen er gjort bekendt med dette før accept af videregivelse af data imellem virksomheden og Kongsby.

Kortvarigt kan elektronisk data i tilhæftning til emails afsendt enten fra eller til Kongsby befinde sig på sikrede servere tilhørende tredjepart såsom virksomheder hyret til at huse Kongsbys webservere, e-mail funktioner og lign. Disse leverandører har base i EU. Ihåndehavere af data som disse vil kun have adgang til dine personoplysninger ifald det er nødvendigt for deres udførelse af deres IT services og i brug af data efter indhentning af tilladelse hertil via domstol.

Data kan blive delt internt hos Kongsby imellem ansatte i firmaet som en del af udførelse af konsulentydelserne. Enhver ansat hos Kongsby er underlagt nærværende datapolitik, og Kongsby skal ses som en helhed i behandlingen af persondata, ikke som hver for sig opdelte konsulenter.

I ekstreme særtilfælde vil persondata kunne blive delt til myndigheder eller politimyndigheder, hvis Kongsby pålægges dette af retslige instanser.

IP-adresser og cookies

Vi indsamler oplysninger om din computer, blandt andet IP-adresse (hvor den er tilgængelig), operativsystem og browser med henblik på at administrere vores systemer. Dette drejer sig om statistiske data over vores brugeres browserhandlinger og -mønstre, og identificerer ikke dig eller andre individuelle brugere.

Af samme grund kan vi indsamle information om din generelle internetbrug ved at anvende en cookie-fil, som lagres på din enhed. Cookies hjælper os med at forbedre Webstedet og levere bedre indhold, som er mere skræddersyet til den individuelle bruger. Ønsker du mere information om vores brug af cookies på Webstedet, henviser vi til vores Cookiepolitik.

Hvis du deler din computer med andre, vil vi råde til at du ikke vælger “husk mine oplysninger”, når den mulighed tilbydes på Webstedet.

Datasikkerhed og rettigheder

Enhver overførsel af data til Kongsby sker indtil accept for modtagelse af Kongsby på eget ansvar.

Kongsby opererer med etablerede procedurer og passende tekniske og administrative sikkerhedsforanstaltninger for at forhindre enhver uautoriseret adgang, ændring, sletning eller overførsel af dine personoplysninger.

En privatperson har til enhver tid ret til at få adgang til en kopi af de indhentede personoplysninger. Ligeså

har en privatperson ret til at bede om en bekræftelse på behandling af personoplysninger.

Enhver privatperson har ret til at få korrigeret det opbevarede personoplysninger, hvis privatpersonen kan godtgøre, at de opbevarede data ikke er korrekte.

En privatperson kan altid tilbagetrække et samtykke til opbevaring af data og/eller videreformidling af data til tredjepart. Sker dette vil det ikke influere på legitimiteten af korrekt udførte handlinger hos Kongsby og eventuelt tredjepart hændt før og op til tilbagetrækningen af samtykket til håndtering af data.

Enhver privatperson med data opbevaret hos Kongsby kan bede om at få al data vedrørende denne slette fra alle fysiske såvel som elektroniske arkiver. Dette vil i de tilfælde ske uden unødigt ophold, så snart det er fysisk muligt for Kongsby.

Enhver privatperson har mulighed for at indsende en klage over Kongsby behandling af data til Datatilsynet.

Ændringer i fortrolighedspolitik

Betingelserne i denne politik for fortrolighed og databehandling vil kunne blive ændret i særlige tilfælde. I så fald vil nærværende betingelser blive ændret, hvorfor den til enhver tid gældende politik vil være den skrevne på www.kongsby.dk. Er ændringerne væsentlige vil disse blive udmeldt til alle relevante privatpersoner og virksomheder.

Kontakt og henvendelser om persondata, persondataforordning og datapolitik hos Kongsby.

Enhver part i kontakt med Kongsby kan henvende sig i forhold til nærværende politik med spørgsmål, tilføjelser, krav om rettigheder, mv. til Kongsby dataansvarlige officer. Dennes kontaktdata vil altid fremgå af denne tekst.

Dataansvarlig er Kongsbys direktør, der kan kontaktes på tlf.: +45 3136 4744 eller jla@kongsby.dk. Kongsby kan desuden blive kontaktet på adressen Hattingvej 7C, 8700 Horsens.